課題
トリミングなどのサービス予約を、電話と紙で受けていました。
受けた予約を台帳に書き、スタッフの空きと部屋の空きを見て組み替える。店舗ごとにやり方が違い、本部からは全体の稼働が見えない。予約が重なれば当日に調整が走り、その連絡もまた電話でした。
打ち手
予約の受付からスケジュール調整までを一つのシステムにまとめました。
- 予約の受付と変更
- スタッフ・店舗・設備の空き状況にもとづく枠の管理
- 店舗・スタッフ・顧客を管理する画面
AIは入れていません。ここで効くのは予測でも生成でもなく、同じ情報を全員が同じ画面で見られることだったからです。
課題によっては、AIを使わないほうが速く確実に解けます。「AIで何かできませんか」から入らず、何に困っているかから設計します。
進め方
現場のやり方を先に見ました。紙の台帳には、システムの仕様書には現れないルールが書き込まれています。この犬種は時間がかかる、この組み合わせは同時に入れない。そうした暗黙のルールを拾わずに作ると、便利なはずのシステムが現場では使えません。
拾ったルールのうち、システムで縛るものと、人の判断に残すものを分けました。全部を自動化しないほうが現場は回ります。
この事例から言えること
業務システムは、機能の多さではなく現場が使い続けられるかで決まります。今のやり方をそのまま置き換えるのではなく、何を残して何を変えるかを一緒に決める工程が要ります。
【公開前に埋める】店舗数・スタッフ数の規模／開発期間と体制／導入後に何がどれだけ変わったか（実数）